Spese di rappresentanza, pubblicità e ristorazione: i criteri per scaricarle
Punti chiave
- La differenza fra spesa di pubblicità e spesa di rappresentanza sta nell’obiettivo immediato: la prima è calibrata sulla vendita di un prodotto, la seconda sull’immagine dell’impresa.
- La pubblicità si deduce per intero; le spese di rappresentanza entro un tetto commisurato ai ricavi: 1,5 per cento fino a 10 milioni, 0,6 per cento fino a 50, 0,4 per cento oltre.
- Vitto e alloggio scontano in ogni caso il limite del 75 per cento dell’articolo 109, comma 5.
- L’ospitalità dei clienti in fiere e mostre dove sono esposti i tuoi prodotti resta fuori dal tetto di rappresentanza.
- Dal 2025 la deduzione è subordinata al pagamento tracciabile: una cena saldata in contanti non si deduce.
- Secondo la Cassazione il richiamo all’oggetto sociale ha valore soltanto indiziario: conta se l’attività è destinata, almeno potenzialmente, a produrre utili.
La stessa cena con un cliente può essere interamente deducibile, deducibile al 75 per cento, deducibile entro un tetto percentuale oppure indeducibile del tutto. Dipende da dove è stata sostenuta, da chi vi ha partecipato, da che cosa si stava promuovendo e, dal 2025, dal modo in cui è stata pagata.
La materia resta una delle più frequentate in sede di verifica, perché coinvolge importi diffusi su tutte le imprese e si presta a riprese seriali. La Corte di cassazione vi è tornata con l’ordinanza della sezione tributaria n. 13185 del 7 maggio 2026, che precisa il criterio di confine e smonta una difesa molto diffusa.
Indice
- Spese di rappresentanza e spese di pubblicità: perché la qualificazione decide tutto
- Il criterio della Cassazione: conta l’obiettivo immediato
- L’ordinanza n. 13185 del 2026
- L’oggetto sociale non basta a qualificare la spesa
- Le sponsorizzazioni sportive e la soglia dei 200.000 euro
- Quanto si deduce: i limiti dell’articolo 108
- Quando una spesa rientra nella rappresentanza
- L’ospitalità dei clienti in fiere e mostre: deduzione piena
- Ristorazione e alberghi: la regola del 75 per cento
- Come si combinano il 75 per cento e il tetto di rappresentanza
- La tracciabilità obbligatoria dal 2025
- L’IVA: che cosa si detrae e che cosa resta a carico
- Gli omaggi e la soglia dei 50 euro
- L’onere della prova e i documenti da conservare
- L’interpello preventivo sulla qualificazione
- Gli errori che emergono in verifica
- Domande frequenti
1. Spese di rappresentanza e spese di pubblicità: perché la qualificazione decide tutto
Il Testo unico tratta le due categorie in modo radicalmente diverso. Le spese di pubblicità e di propaganda sono costi di esercizio integralmente deducibili. Le spese di rappresentanza sono deducibili nel periodo di sostenimento, ma solo entro un tetto commisurato ai ricavi della gestione caratteristica.
Da qui l’interesse del contribuente a far rientrare il costo nella prima categoria e l’interesse speculare dell’Ufficio a ricondurlo alla seconda. La disciplina sta negli articoli 108 e 109 del decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917, integrati dal decreto del Ministro dell’economia e delle finanze del 19 novembre 2008.
Il principio base
La qualificazione dipende dall’obiettivo che la spesa perseguiva nel momento in cui è stata sostenuta, qualunque siano il nome dato alla fattura e la voce di bilancio utilizzata.
2. Il criterio della Cassazione: conta l’obiettivo immediato
Il criterio discretivo, consolidato in giurisprudenza, è rappresentato dagli obiettivi immediatamente perseguiti mediante gli esborsi sostenuti.
Pubblicità
La spesa risponde a una finalità promozionale specificamente incentrata sui prodotti, realizzata attraverso un’attività reclamistica e organizzativa direttamente calibrata sulla loro vendita.
Rappresentanza
La spesa riguarda iniziative imperniate sull’ente, orientate a potenziarne il grado di conoscenza, l’immagine e il prestigio fra clienti potenziali e selezionati, anche quando da esse derivi, collateralmente, un incremento delle vendite.
Una spesa di rappresentanza che produca, di riflesso, più vendite non diventa per questo spesa di pubblicità: rileva se l’incremento delle vendite fosse l’obiettivo diretto o una conseguenza indiretta.
La nozione di pubblicità è peraltro ampia. Comprende il messaggio che informa il consumatore dell’esistenza di un bene e ne esalta le caratteristiche, e comprende anche la campagna che prepara il mercato a un prodotto non ancora offerto. Resta ferma la necessità di una diretta aspettativa di ritorno commerciale, che grava sul contribuente.
3. L’ordinanza n. 13185 del 2026
La vicenda riguarda un ente pubblico commerciale che promuoveva l’immagine di un territorio organizzando fiere e manifestazioni. L’Agenzia aveva contestato la deduzione integrale, come spese di pubblicità, dei costi per prestazioni alberghiere, vitto, alloggio e stampa, perché sostenuti per conto proprio e non a favore di clienti.
Il giudice d’appello aveva dato ragione al contribuente osservando che si trattava di costi specifici e caratteristici dell’ente, rientranti nel suo oggetto sociale. La Cassazione ha accolto il ricorso incidentale dell’Agenzia e ha cassato la decisione con rinvio.
Il punto della decisione
Per stabilire se le spese per prestazioni alberghiere, vitto, alloggio e stampa sono integralmente deducibili come spese di pubblicità non basta il confronto con il testo dello statuto. Occorre verificare se l’attività svolta sia destinata, almeno potenzialmente, a produrre utili.
La Corte aggiunge che possono essere valorizzate anche spese che presentano un rapporto debole fra costo e attività d’impresa, purché concretamente si rivelino strumentali al progetto imprenditoriale. La deduzione viene dunque meno quando manca una destinazione, almeno prospettica, al lucro.
Leggi anche: sul sindacato dell’Ufficio sulla congruità dei costi, l’analisi dei criteri in materia di accertamento per antieconomicità.
4. L’oggetto sociale non basta a qualificare la spesa
La difesa fondata sull’oggetto sociale è molto usata e la Corte la ridimensiona in modo netto. Il fatto che l’attività rientri fra quelle previste nello statuto ha un valore meramente indiziario circa l’inerenza all’effettivo esercizio dell’impresa.
Sul contribuente grava l’onere di dimostrare che l’operazione, anche se apparentemente isolata e non diretta al mercato, si inserisce in una specifica attività imprenditoriale ed è destinata, almeno in prospettiva, a generare un lucro in proprio favore.
La clausola statutaria ha scarso valore difensivo se il fascicolo non contiene il progetto commerciale in cui la spesa si colloca: conserva il piano dell’iniziativa, i destinatari, i materiali prodotti e gli esiti misurati.
5. Le sponsorizzazioni sportive e la soglia dei 200.000 euro
La sponsorizzazione segue una logica diversa da entrambe le categorie. Il contratto di sponsorizzazione è a prestazioni corrispettive: lo sponsee si obbliga a veicolare il marchio e riceve un compenso. Manca quindi la gratuità che qualifica le spese di rappresentanza.
Per lo sport dilettantistico il legislatore ha introdotto una regola di favore, che molti continuano a citare nella versione sbagliata.
La norma non è più quella che si cita di solito
L’articolo 90, comma 8, della legge n. 289 del 2002, richiamato in quasi tutta la manualistica, è stato abrogato dal decreto legislativo n. 36 del 2021, con effetto dal 1° luglio 2023.
La disposizione vigente è l’articolo 12, comma 3, del decreto legislativo n. 36 del 2021, che riproduce la regola con la stessa soglia.
Il corrispettivo in denaro o in natura erogato a società e associazioni sportive dilettantistiche, a fondazioni costituite da istituzioni scolastiche e ad associazioni e gruppi sportivi scolastici costituisce, per il soggetto erogante, spesa di pubblicità fino a un importo annuo complessivamente non superiore a 200.000 euro.
La qualificazione non è automatica per il solo fatto del pagamento. La norma richiede che la spesa sia volta alla promozione dell’immagine o dei prodotti dell’erogante mediante una specifica attività del beneficiario. Serve quindi la prova che la controprestazione promozionale sia stata eseguita: contratto, materiale fotografico, cartellonistica, presenza del marchio sulle divise o sui supporti.
Oltre la soglia, e fuori dal perimetro soggettivo della norma, si torna alle regole generali: il costo va qualificato caso per caso e deve superare il vaglio di inerenza e di congruità.
6. Quanto si deduce: i limiti dell’articolo 108
L’articolo 108, comma 2, subordina la deduzione delle spese di rappresentanza ai requisiti di inerenza fissati dal decreto ministeriale e le commisura ai ricavi e altri proventi della gestione caratteristica risultanti dalla dichiarazione dello stesso periodo.
| Ricavi e proventi della gestione caratteristica | Quota deducibile |
|---|---|
| Fino a 10 milioni di euro | 1,5 per cento |
| Da 10 a 50 milioni di euro | 0,6 per cento sull’eccedenza |
| Oltre 50 milioni di euro | 0,4 per cento sull’eccedenza |
Il calcolo è per scaglioni: un’impresa con 30 milioni di ricavi dispone di un plafond pari a 150.000 euro sui primi 10 milioni, più 120.000 euro sui 20 milioni eccedenti, quindi 270.000 euro complessivi.
Attenzione
L’eccedenza rispetto al plafond è definitivamente indeducibile. Non si riporta agli esercizi successivi, a differenza di quanto accade per altri componenti negativi soggetti a limiti.
7. Quando una spesa rientra nella rappresentanza
Il decreto ministeriale del 19 novembre 2008 individua le spese di rappresentanza attraverso tre requisiti concorrenti.
I tre requisiti
Gratuità. Si tratta di erogazioni di beni e servizi a titolo gratuito, senza corrispettivo né obbligo di dare o fare a carico del destinatario.
Finalità. Promozionale oppure di pubbliche relazioni.
Ragionevolezza. Il sostenimento deve rispondere a criteri di ragionevolezza rispetto all’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici, oppure risultare coerente con le pratiche commerciali del settore.
Rientrano tipicamente nella categoria i viaggi turistici con significative iniziative promozionali, le feste e i ricevimenti organizzati per ricorrenze aziendali o festività, le inaugurazioni di nuove sedi, gli eventi collegati a mostre e fiere in cui sono esposti i beni dell’impresa, e in via residuale ogni altra erogazione gratuita di beni e servizi, compresi i contributi per convegni e seminari.
Il requisito della gratuità è quello che in concreto distingue meglio le due categorie. Dove esiste un corrispettivo o un obbligo a carico del destinatario, la spesa esce dal perimetro della rappresentanza.
8. L’ospitalità dei clienti in fiere e mostre: deduzione piena
Il decreto contiene una deroga di notevole valore pratico, che la Cassazione ha richiamato espressamente. Le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti, anche potenziali, non costituiscono spese di rappresentanza e restano fuori dal tetto percentuale quando ricorrono contesti determinati.
I contesti che aprono la deduzione piena
Mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa.
Visite a sedi, stabilimenti o unità produttive dell’impresa.
La ragione è stata spiegata dalla giurisprudenza: in quei contesti la spesa è più strettamente correlata alla produzione dei ricavi tipici, perché sostenuta in un ambiente commerciale definito, costruito per promuovere i prodotti e popolato da compratori, espositori e fornitori.
La deroga richiede però che i beni siano effettivamente esposti e che gli ospiti siano clienti, attuali o potenziali. Una trasferta a una fiera dove l’impresa partecipa come semplice visitatore non soddisfa la condizione, e lo stesso vale per ospiti che clienti non sono.
Nel caso deciso nel 2026 la contestazione nasceva proprio da qui: secondo l’Agenzia le spese di viaggio, vitto e alloggio non erano state sostenute per ragioni commerciali né avevano riguardato clienti, nemmeno potenziali. La documentazione dei destinatari è la prima cosa che viene chiesta in verifica.
9. Ristorazione e alberghi: la regola del 75 per cento
Esiste un limite che opera a monte di ogni qualificazione. L’articolo 109, comma 5, ultimo periodo, stabilisce che le spese relative a prestazioni alberghiere e a somministrazioni di alimenti e bevande sono deducibili nella misura del 75 per cento.
Il limite è generale e prescinde dalla natura promozionale della spesa. Colpisce la cena con il cliente, il pranzo di lavoro, l’albergo del tecnico in trasferta presso un fornitore.
L’eccezione
Restano fuori dal limite del 75 per cento le spese di vitto e alloggio sostenute per trasferte di dipendenti e titolari di rapporti di collaborazione, disciplinate dall’articolo 95, comma 3, che segue regole proprie con i noti massimali giornalieri.
La stessa fattura di ristorante segue un trattamento diverso a seconda che documenti la trasferta di un dipendente oppure un pranzo con un cliente.
10. Come si combinano il 75 per cento e il tetto di rappresentanza
Quando una spesa di ristorazione o alberghiera è anche spesa di rappresentanza, i due limiti si sommano in sequenza. Prima si applica l’abbattimento al 75 per cento, poi l’importo residuo concorre a saturare il plafond percentuale dell’articolo 108.
Esempio
Impresa con ricavi per 4 milioni di euro: plafond di rappresentanza pari a 60.000 euro.
Cene e ricevimenti qualificabili come rappresentanza per 80.000 euro. Primo passaggio: 80.000 x 75 per cento = 60.000 euro.
Secondo passaggio: 60.000 euro rientrano esattamente nel plafond e risultano deducibili. Con 100.000 euro di spesa iniziale, invece, i 75.000 residui avrebbero superato il tetto di 15.000 euro definitivamente persi.
Quando invece la spesa di ospitalità rientra nella deroga della fiera o della visita in azienda, il secondo passaggio non si applica: resta il solo abbattimento al 75 per cento e la deduzione è piena sul residuo, senza intaccare il plafond.
11. La tracciabilità obbligatoria dal 2025
È la novità che in verifica sta producendo più riprese di ogni questione qualificatoria, e che molte imprese ancora non hanno recepito.
Due obblighi distinti
Le spese di rappresentanza sono deducibili solo se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale oppure con gli altri sistemi tracciabili dell’articolo 23 del decreto legislativo n. 241 del 1997 (art. 108, comma 2, ultimo periodo, introdotto dalla legge di bilancio 2025).
Le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o noleggio con conducente, sostenute nel territorio dello Stato, e i relativi rimborsi analitici, sono deducibili alle stesse condizioni di tracciabilità (art. 109, commi 5-bis e 5-ter, introdotti dal decreto legge n. 84 del 2025).
Il comma 5-ter estende la regola alle spese di vitto, alloggio e trasporto sostenute nel territorio dello Stato per prestazioni commissionate a lavoratori autonomi, con i relativi rimborsi analitici. Il professionista che anticipa e riaddebita deve quindi pagare in modo tracciato, altrimenti il costo diventa indeducibile in capo al committente.
Il perimetro territoriale è quello interno: l’obbligo riguarda le spese sostenute in Italia. Resta comunque opportuno uniformare la prassi aziendale, perché una regola unica è più facile da presidiare di una distinzione per luogo.
Leggi anche: su come si svolge un controllo e quali diritti hai durante le operazioni, la guida alle verifiche fiscali in azienda.
12. L’IVA: che cosa si detrae e che cosa resta a carico
Sul versante dell’imposta sul valore aggiunto il trattamento diverge da quello delle imposte sui redditi, e la divergenza è fonte di errori ricorrenti.
L’IVA assolta sulle spese di rappresentanza, come definite ai fini delle imposte sui redditi, è indetraibile per effetto dell’articolo 19-bis1, comma 1, lettera h), del decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972. L’indetraibilità è oggettiva e opera anche quando il costo rientra nel plafond deducibile ai fini IRES.
L’IVA su prestazioni alberghiere e somministrazioni di alimenti e bevande è invece detraibile secondo le regole ordinarie, a condizione che la spesa sia inerente e che l’operazione sia documentata da fattura. Il solo documento commerciale non consente la detrazione: chi non chiede la fattura al ristorante perde l’imposta.
Il disallineamento da ricordare
Il limite del 75 per cento vale ai fini delle imposte sui redditi e non si riflette sull’IVA: se la spesa è inerente e documentata da fattura, l’imposta si detrae per intero, mentre il costo si deduce al 75 per cento.
13. Gli omaggi e la soglia dei 50 euro
Gli omaggi seguono una regola propria, in cui le due imposte sono allineate su un unico valore.
Ai fini delle imposte sui redditi sono comunque deducibili, senza concorrere al plafond, le spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50 euro, per espressa previsione dell’articolo 108, comma 2.
Ai fini IVA la lettera h) dell’articolo 19-bis1 ammette la detrazione per i beni di costo unitario non superiore alla stessa soglia. L’allineamento è opera dell’articolo 30 del decreto legislativo n. 175 del 2014, che ha sostituito il vecchio riferimento alle cinquantamila lire, pari a 25,82 euro. Le fonti che riportano ancora quella cifra sono superate.
Attenzione al confezionamento
Per i beni che compongono un unico omaggio, come un cesto o una confezione regalo, la soglia va verificata sul valore complessivo della confezione, non su quello dei singoli beni che la compongono.
14. L’onere della prova e i documenti da conservare
In contenzioso l’esito dipende quasi sempre dal materiale probatorio. L’onere grava sul contribuente e riguarda due profili distinti: l’inerenza del costo e la sua corretta qualificazione.
Che cosa tenere nel fascicolo
L’elenco nominativo degli ospiti, con la qualifica di cliente attuale o potenziale e il riferimento al rapporto commerciale in corso o in formazione.
La prova del contesto: contratto di partecipazione alla fiera, planimetria dello stand, materiale espositivo, programma della visita in azienda.
Il progetto promozionale a cui la spesa si collega, con obiettivi dichiarati e, dove possibile, risultati misurati.
La fattura intestata all’impresa e la prova del pagamento tracciato.
Nella vicenda decisa nel 2026 la Cassazione ha censurato anche la motivazione del giudice di merito, definendo approssimativa l’identificazione delle categorie giuridiche. Nelle tue difese, quindi, argomenta la qualificazione sui fatti.
15. L’interpello preventivo sulla qualificazione
Puoi chiudere la questione prima della verifica con uno strumento poco usato. L’articolo 108, comma 4-bis, prevede che il contribuente possa interpellare l’Amministrazione in ordine alla qualificazione di determinate spese fra quelle di pubblicità e di propaganda ovvero fra le spese di rappresentanza.
L’istanza è quella dell’articolo 11, comma 1, lettera a), dello Statuto dei diritti del contribuente. La via conviene quando l’iniziativa è ricorrente e di importo rilevante, come un programma annuale di eventi o una campagna costruita intorno a un’ospitalità strutturata.
16. Gli errori che emergono in verifica
La qualificazione affermata e non provata. Il costo viene iscritto fra le spese di pubblicità sulla base della voce di bilancio o della descrizione in fattura, senza alcun supporto sul contenuto promozionale dell’iniziativa.
Gli ospiti non identificati. La deroga sulla fiera regge solo se si sa chi era presente e in che veste. Senza elenco, la spesa torna nel plafond.
Il richiamo all’oggetto sociale come unica difesa. La Cassazione ha chiarito che vale come indizio, non come prova.
Il pagamento non tracciato. Dal 2025 è la causa di ripresa più semplice da contestare e più difficile da sanare, perché non ammette valutazioni di merito.
Lo scontrino al posto della fattura. Costa l’IVA, che resta definitivamente a carico dell’impresa.
Leggi anche: per inquadrare questi costi dentro una strategia complessiva, la guida alla pianificazione fiscale come leva di crescita.
17. Domande frequenti
La sponsorizzazione sportiva è pubblicità o rappresentanza?
La sponsorizzazione presuppone un contratto a prestazioni corrispettive, con l’obbligo dello sponsee di veicolare il marchio: manca quindi la gratuità che caratterizza la rappresentanza e, in presenza di un ritorno promozionale documentato, il costo si colloca fra le spese di pubblicità. L’Ufficio verifica l’effettiva esecuzione della controprestazione e la congruità del corrispettivo.
Il pranzo con un cliente in sede aziendale segue il limite del 75 per cento?
Sì. Il limite dell’articolo 109, comma 5, riguarda le somministrazioni di alimenti e bevande e prescinde dal luogo e dalla qualificazione del costo. Se la visita in azienda rientra nella deroga del decreto, la spesa resta fuori dal plafond di rappresentanza ma sconta comunque l’abbattimento al 75 per cento.
Posso dedurre le spese di rappresentanza se supero il plafond?
No. L’eccedenza è definitivamente indeducibile e non si riporta negli esercizi successivi. Per questo conviene monitorare il plafond durante l’anno, non a consuntivo.
Un bonifico dal conto personale del socio soddisfa l’obbligo di tracciabilità?
La norma richiede un pagamento eseguito con versamento bancario o postale o con altro sistema tracciabile. Il canale va comunque ricondotto all’impresa sul piano documentale: un esborso personale non riaddebitato e non documentato espone la deduzione a contestazione sotto il profilo dell’inerenza.
Le spese sostenute all’estero scontano l’obbligo di pagamento tracciato?
I commi 5-bis e 5-ter dell’articolo 109 riferiscono l’obbligo alle spese sostenute nel territorio dello Stato. Per le trasferte estere resta l’esigenza ordinaria di documentare inerenza e sostenimento.
Gli omaggi ai dipendenti rientrano nelle spese di rappresentanza?
No. I beni ceduti gratuitamente ai dipendenti non hanno finalità promozionale verso il mercato e seguono la disciplina del lavoro dipendente, con i relativi riflessi sul reddito del percipiente.
Che cosa succede se l’Ufficio riqualifica la spesa da pubblicità a rappresentanza?
Il costo passa dalla deduzione integrale alla deduzione entro il plafond, con recupero della differenza, e l’IVA già detratta viene ripresa. Da qui l’importanza di costruire la prova della finalità promozionale al momento della spesa, non in sede di contraddittorio.
Il nodo resta la prova
Le regole sulle spese di rappresentanza sono stabili da anni nella struttura e precise nei limiti. Negli ultimi due anni sono cambiati gli adempimenti formali che reggono la deduzione: senza pagamento tracciato la discussione sulla natura della spesa non si apre nemmeno.
Sul piano qualificatorio l’ordinanza del 2026 lascia un margine favorevole a chi documenta. Anche un costo con legame debole all’attività può essere dedotto, se si dimostra che era strumentale a un progetto destinato, almeno potenzialmente, a produrre utili.
La firma che conta
La qualificazione di eventi, ospitalità e campagne promozionali va impostata prima di sostenere la spesa, costruendo la documentazione che la sorregge. Lo Studio assiste imprese e professionisti nella definizione delle procedure interne e nella difesa in sede di verifica e di contenzioso.
Per una valutazione della tua posizione: info@strategiefiscali.it.
Avv. Dott. Comm. Dario Carta
Avvocato e Dottore Commercialista, si occupa di pianificazione fiscale, contenzioso tributario e crisi d’impresa per imprese e professionisti.
Riferimenti normativi: artt. 95, 108 e 109 del D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917; art. 19-bis1, comma 1, lett. h), del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633; D.M. 19 novembre 2008; art. 30 del D.Lgs. 21 novembre 2014, n. 175; art. 1, commi 81-83, della L. 30 dicembre 2024, n. 207; art. 1 del D.L. 17 giugno 2025, n. 84.
Giurisprudenza: Cass. civ., sez. trib., ord. 7 maggio 2026, n. 13185; Cass. civ. n. 10781/2023; Cass. civ. n. 122/2022; Cass. civ. n. 8739/2024.
Il presente contributo ha finalità informativa e non costituisce parere professionale.
